Inspiratie

Digitaal onboarden in tijden van corona. Kan dat?

Digitaal onboarden in tijden van corona. Kan dat?

Om maar gelijk met de deur in huis te vallen: ja dat kan! De afgelopen maanden zijn er door onze bemiddeling diverse juristen aan een nieuwe baan begonnen. Ook ik ben net begonnen met een nieuwe baan bij Legal People. Mijn arbeidscontract is getekend voordat de coronacrisis losbarstte en ik wist dus niet van tevoren dat mijn onboarding er anders uit zou komen te zien dan verwacht.

Vanuit de markt krijgen mijn collega’s en ik veel vragen rondom dit onderwerp. Hierbij delen wij graag wat wij in onze praktijk zien, in de hoop dat jij er als lezer iets aan hebt. We hebben met meerdere juristen gevraagd om hun ervaring te delen, waaronder Edith Hendriks. Edith is per 1 april 2020 begonnen als Legal Counsel bij EBN (Energiebeheer Nederland), een organisatie die een verbindende rol vervult in de energietransitie.

De eerste werkdag en onboarding
Bedrijven richten de eerste werkdag verschillend in. Bij een aantal bedrijven is er -uiteraard op 1,5 meter afstand- een onboarding op kantoor georganiseerd. Ook zien we onboarding programma’s die digitaal vanuit huis worden georganiseerd. Bij het onboarden vanuit huis merken we dat werknemers het belangrijk vinden dat alle praktische zaken goed zijn georganiseerd. Dat wil zeggen een laptop waar al de juiste software op is geïnstalleerd, een goede VPN-verbinding etc. Ook wordt het als prettig ervaren om bepaalde documenten in hard copy te ontvangen. EBN heeft een vast draaiboek heeft voor het inwerken van nieuwe medewerkers. Edith heeft dit programma zoveel mogelijk via videomeetings doorlopen. Ze vond het vrij makkelijk hier haar draai in te vinden omdat bedrijven hier inmiddels aan gewend zijn. Op de achtergrond stond een IT-medewerker continue voor haar klaar om haar te ondersteunen. Ook ik heb het onboarding programma vanuit huis gevolgd. Op de dag van mijn start had ik een uitgebreid programma en werd me uitgelegd wat de vervolgstappen zijn wat betreft het inwerken.

Digitaal inwerken
Na de onboarding komt het daadwerkelijke inwerken. Bij nagenoeg alle juristen gebeurt dit voornamelijk via videocalls. We horen geluiden dat het soms even wennen is om alles digitaal te doen, maar uiteindelijk vindt iedereen zijn of haar draai gemakkelijker dan van tevoren gedacht.

Wat ik zelf erg fijn vond is dat ik mijn inwerkonderwerpen zelf mocht plannen met mijn nieuwe collega’s. Omdat ik zelf mocht plannen, had ik met bijna iedereen een contactmoment. Zowel bij het maken van de afspraak als bij de daadwerkelijke inwerkafspraak zelf. Ik plande de afspraken ook iets ruimer in, zodat er ook tijd is voor een kennismaking.

Tips voor (nieuwe) werknemers
De meest voorkomende tip is ervoor te zorgen dat je als nieuwe werknemer aangesloten blijft bij je team en direct leidinggevende. Neem initiatief en zorg dat je betrokken bent. Zo ben jij ook sneller op je plek binnen je nieuwe team. Zorg dat je wordt toegevoegd aan emailgroepen, een WhatsApp groep en bemachtig die uitnodiging voor de vrijdagmiddagborrel.

Ook vanuit praktisch perspectief worden er tips genoemd. Het wordt belangrijk gevonden om een goede thuiswerkplek te hebben. Stem dit met je leidinggevende af en haal indien nodig op kantoor een groot beeldscherm en een goede bureaustoel. Blijf tussendoor bewegen en vergeet niet om pauzes te nemen.

Edith vertelde ons dat zij een blog voor het intranet van EBN heeft geschreven over hoe het is om te beginnen in deze periode. Zij vond het voordeel hiervan dat je je kunt introduceren aan je collega’s en zichtbaarheid creëert.

Mijn eigen tip is om met name met videocalls te werken in plaats van gewone telefoongesprekken. Deze gesprekken zijn persoonlijker en zo leer je elkaar beter kennen omdat je iemand ziet in zijn of haar persoonlijke omgeving.

Tips voor (nieuwe) werkgevers
Voor nieuwe werknemers kan de drempel om contact te zoeken hoger zijn. Het is dus aan te raden om als leidinggevende regelmatig in te checken bij een nieuw teamlid.

Een andere veelgehoorde tip gaat over (infra)structuur. Zorg dat nieuwe werknemers beschikken over een goed werkende laptop, de juiste software en een goede VPN-verbinding. Ook is het raadzaam duidelijk te zijn over hoe en wanneer er contact is. Daarnaast is het belangrijk dat je nieuwe medewerker de vrijheid voelt om ook zelf contact op te nemen.

Ik merk zelf dat het prettig is om een aantal vaste contactmomenten te hebben. Bij Legal People hebben wij wekelijks videocalls met het hele team. Zo zie en spreek je ook de collega’s waar je op dat moment minder mee samenwerkt en blijf je betrokken.

Tot slot wil ik als tip meegeven om je nieuwe werknemer het vertrouwen te geven dat jullie er samen de schouders onder gaan zetten. Mijn leidinggevende belde mij twee weken voor aanvang voor de startdatum met deze boodschap. Dit gaf mij veel positieve energie en werkte verbindend.

Conclusie
Het kan: je kunt beginnen met een nieuwe baan tijdens de coronacrisis. Uit bovenstaande blijkt ook dat digitaal onboarden een stuk minder spannend is dan we wellicht op voorhand dachten.

Thuis onboarden heeft voor- en nadelen. Je leert collega’s sneller op een informele wijze kennen omdat iedereen vanuit huis (video)belt. Tegelijkertijd is het een uitdaging voor nieuwe werknemers om alle ballen thuis en ‘op het werk’ hoog te houden. Daarbij wordt direct benoemd dat er veel begrip is vanuit de nieuwe werkgever vanwege de uitdagende situatie waar we nu in zitten.

Kortom, een niet standaard situatie vraagt om een niet standaardoplossing. Als iedereen meedenkt en meewerkt valt het nieuwe werken redelijk snel op zijn plaats. Luister goed naar elkaar en werk samen, dan komt het goed!