Als praktische toepassing van AI (artificial intelligence) is vooral ChatGPT bekend, de chatbot die op basis van vragen van gebruikers teksten genereert die zowel inhoudelijk als grammaticaal hout snijden. De brede bekendheid van de software is opmerkelijk: ChatGPT bestaat namelijk pas een half jaar en staat feitelijk nog in de kinderschoenen. AI toepassingen als ChatGPT ontwikkelen zich razendsnel en zijn here to stay. Wat kan en moet de juridische wereld met AI? We bespreken het in Goedemorgen Legal People aan de hand van contract lifecycle management. Sprekers zijn Jan-Willem Prakke, founder en CEO van Legal Manager, en Ruud van Herpen, CLO bij Xebia Group International.

Legal contract management

Jan-Willem Prakke: “De snelheid waarmee AI zich ontwikkelt is inderdaad hoog. Zeker als je het vergelijkt met de wereld van contract management. Daar gaan de ontwikkelingen veel minder snel, met name als je kijkt naar het ontwikkelen van specifieke technologie en de implementatie daarvan. Ook verschilt het niveau enorm verschilt per onderneming. Van bedrijven waar letterlijk contracten in de kast hangen die gescand moeten worden tot en met bedrijven die op hoogwaardig niveau slimme software en/of artificial intelligence inzetten die de hele contracten cycle managet en alles wat daar tussenin zit. Er is nog geen eenduidige manier van werken met contracten of het automatiseren daarvan, op het gebied van technologie eerder een versnippering. Steeds meer startups richten zich op het gouden ei van contract management. Dat is een gigantische en dus waardevolle markt, maar juist door de ontwikkeling van technologie gecombineerd met de verschillende behoeftes (per bedrijf, maar ook per afdeling/discipline) zie je een versnippering onstaan. Voor de partijen die nu de meeste contracten in hun systeem hebben is de stap naar een volledig contract management systeem, en dus een leidende rol op die markt, het kleinst.”

Meerdere opties, hoe maak je een keuze?

De keuze voor een contract management systeem moet zorgvuldig gemaakt worden, iets waar Ruud van Herpen recentelijk ervaring in opgedaan heeft: “Xebia Group is een groeiende internationale organisatie met inmiddels meer dan 5000 medewerkers. Om als juridische afdeling mee te bewegen met die groei moet je je processen op orde hebben op een dusdanige manier dat ze de groei kunnen volgen. In de keuze voor een nieuw contract management systeem hebben we dan ook vooral naar de proceskant gekeken: hoe kunnen we die innoveren? Wat zijn onze processen, wat kunnen we verbeteren en vervolgens de vraag wat we kunnen automatiseren? Hoe garanderen we schaalbaarheid waarbij structuur en inzichtelijkheid op niveau blijven? Je systeem dient voorbereid te zijn op een grotere hoeveelheid data én bewerkers. De toegevoegde waarde van AI hierbij is dat het systeem vervolgens ook weer doorzoekbaar is. Bijvoorbeeld op clausules die afwijken van de templates. Daarmee kan je onder andere inzicht creëren ingemaakte afwegingen en geaccepteerde risico’s. Ook templates creëren op basis van een grote hoeveelheid verschillende contracten en het creëren van alerts met betrekking tot termijnen is hier een voorbeeld van. Je verhoogt hiermee efficientie en schaalbaarheid: andere disciplines hebben waar ook ter wereld inzicht in templates die door Legal zijn goedgekeurd.”

Meer data, meer technologie

De groter wordende hoeveelheid data kan niet meer inzichtelijk gemaakt worden door mensen alleen. De manier van werken en manier van informatie tot je nemen veranderd in hoog tempo. Daar is automatisering voor nodig en als je hier niet in meegaat loop je het risico dat je informatie mist. AI-systemen kunnen ondersteunen in managen van de datastromen waardoor ondernemingen die data nuttig kunnen aanwenden. Prakke: “We hebben het nu veelal over ChatGPT, maar zullen meer AI gerelateerde oplossingen komen, ook die specifiek gericht zijn op het juridisch domein. We staan nog maar aan het begin van deze ontwikkeling en de systemen moeten natuurlijk ook getraind worden. Met betrekking tot contracten betekent dat onder andere verschillende talen en verschillende type contracten. Op dit moment is het namelijk nog niet zover dat de systemen zichzelf inlezen en trainen.”
Van Herpen vult aan: “Juristen zullen slimmer gebruik moeten maken van de beschikbare systemen, op een holistische manier. Er is natuurlijk meer dan alleen contract management, denk aan privacy, verzekeringen, merkenrecht etc. AI kan helpen om een omgeving in te richten waarin een diverstiteit aan onderwerpen geïntegreerd toegankelijk wordt. Juristen moeten uiteraard wel getraind worden in de mogelijkheden, zo krijgen ze extra gereedschap om hun werk beter te kunnen doen. Ook zal de aard van het werk veranderen. Het saaie werk kan in ieder geval geautomatiseerd worden. Dat geldt overigens ook voor de advocatuur, waar techniek kan zorgen voor templates waardoor advocaten zich meer kunnen richten op het high-end werk.”

Kansen en risico’s

Volgens Jan-Willem Prakke biedt AI in de brede bedrijfsvoering kansen, specifiek voor bedrijfsjuristen. Dit betekent wel dat je als jurist uit je silo moet komen, of voorkomen dat je erin belandt. Verschillende disciplines hebben elkaar nodig op weg naar een slimmere, efficiëntere manier van werken en de mogelijkheid een hogere standaard (bijvoorbeeld in kwaliteit van contracten en door het automatiseren van repetitive tasks) te bereiken. AI kan de data uit de hele organisatie behappen en daarmee juridische managementinformatie genereren: informatie waar je controle op hebt, waar je wat van kan vinden en die je kan presenteren aan je directie. Daarmee geef je het management informatie waar ze op kunnen gaan sturen, wat een heel interessant perspectief werpt op de juridische rol. Hier kan je het verschil mee maken binnen een onderneming, zeker vanuit het bredere risicomanagementplaatje.”

Uiteraard kleven er risico’s aan AI, iets waarover momenteel veel te doen is. Voor contract management systemen liggen die risico’s onder meer op het vlak van privacy en opslag van data. Ruud van Herpen geeft daarin nuance aan: “Er is een verschil tussen AI intern en AI extern. Zo is ChatGPT van Microsoft. Alles wat je er instopt, staat daarna op Amerikaanse servers. Bij de keuze voor een contract management systeem bespreek je met de leverancier hoe er met de data van de onderneming omgegaan wordt. Waar wordt die opgeslagen? Dat kan ook op eigen infrastructuur.”
Prakke: “Om dit soort keuzes te maken is kennis over de systemen nodig. Het is van belang voor de juridische wereld om te snappen wat er gebeurt en dat te kunnen interpreteren. De noodzaak is er om voorop te lopen, want anders bepaalt de technologie het zelf.”Daarnaast zie je ook dat er vanuit de technologie ingegrepen wordt, zo kan bj Chat GPT bijvoorbeeld niet op persoonsgegevens worden gezocht. Maar gezien het zelflerend vermogen van AI zit hier wel degelijk een spanningsveld.

De rol van juristen gaat veranderen.  Niet alleen door samenwerking met AI en de ondersteuning door geautomatiseerde processen die impact hebben op de aard van het werk, maar ook omdat de ontwikkeling en inzet van dit soort systemen juridische begeleiding vergt. Dit laatste raakt precies de kern is van waar een jurist toe op aarde is: de samenleving samenvatten in regels, sturen met regels en vervolgens uitleg geven aan die regels. En daar zal komende tijd meer dan ooit behoefte aan zijn.